4 Konten-Modell für Freelancer

Umsatzsteuer ist der gefährlichste Bestandteil eines vollen Geschäftskontos. Sie wird zwar von deinen Kunden bezahlt, steht dir aber nicht vollständig als Betriebseinnahme zur Verfügung.

Verschiebe die vereinnahmte Umsatzsteuer deshalb zeitnah auf das Umsatzsteuerkonto. Bei einer Rechnung über 1.190 € mit 19 % Umsatzsteuer entsprechen 190 € dem Umsatzsteueranteil. Auf dem Betriebskonto bleiben zunächst 1.000 € Nettoumsatz.

Deine tatsächliche Zahllast kann durch abzugsfähige Vorsteuer geringer ausfallen. Kläre deshalb nach jeder Umsatzsteuer-Voranmeldung, welcher Betrag an das Finanzamt geht und welcher Überschuss auf dem Steuerkonto verbleiben darf.

Hast du unterschiedliche Steuersätze, Anzahlungen, Auslandsgeschäfte oder besondere Umsatzsteuerfälle, solltest du nicht mit einer pauschalen Bankregel arbeiten. Nutze dann die Werte aus deiner Buchhaltung.

Die Aussage „Lege 40 % jeder Einnahme zurück“ ist einfach, aber nicht für jedes Unternehmen passend. Steuern entstehen grundsätzlich nicht auf deinen gesamten Umsatz, sondern auf den steuerlich ermittelten Gewinn beziehungsweise bei Kapitalgesellschaften nach den dort geltenden Regeln.

Wie hoch deine Reserve sein sollte, hängt unter anderem ab von:

• deinem erwarteten Jahresgewinn
• deiner Rechtsform
• deinem persönlichen Einkommensteuersatz
• weiteren privaten Einkünften
• Gewerbesteuer und Hebesatz
• bereits festgesetzten Vorauszahlungen
• Krankenversicherung und Altersvorsorge

Nutze als Startwert deine letzte Steuerabrechnung oder eine aktuelle Hochrechnung. Teile die voraussichtliche Jahressteuer durch den erwarteten Jahresgewinn. Daraus entsteht deine individuelle Rücklagenquote.

Beispiel: Erwartest du 80.000 € Gewinn und insgesamt 24.000 € Einkommen- und Gewerbesteuer, beträgt deine rechnerische Steuerquote 30 %. Diese Quote kannst du auf den monatlich geschätzten Gewinn anwenden.

Viele Selbstständige entnehmen privat immer dann Geld, wenn das Geschäftskonto gut gefüllt aussieht. Dadurch schwankt das private Einkommen genauso stark wie der Umsatz des Unternehmens.

Lege stattdessen einen festen monatlichen Privatbetrag fest. Er sollte deine notwendigen privaten Ausgaben decken, aber auch in durchschnittlichen oder schwächeren Monaten tragbar bleiben.

Bei einem Einzelunternehmen oder einer freiberuflichen Tätigkeit handelt es sich steuerlich nicht um ein Gehalt und nicht um eine Betriebsausgabe, sondern um eine Privatentnahme. Organisatorisch kann die regelmäßige Zahlung trotzdem wie ein Gehalt funktionieren.

Bei einer GmbH oder UG gelten andere Regeln. Geschäftsführergehalt, Ausschüttungen und Gesellschafterzahlungen müssen rechtlich und steuerlich korrekt gestaltet werden.

Zusätzliche Entnahmen gibt es erst, wenn Steuern vollständig reserviert sind, alle fälligen Betriebskosten gedeckt sind und die festgelegte Unternehmensreserve weiterhin steht.

Das vierte Konto ist kein gewöhnliches Sparkonto. Es schützt dein Unternehmen vor verspäteten Kundenzahlungen, saisonalen Flauten, Krankheit, Reparaturen oder unerwarteten Nachforderungen.

Als erstes Ziel kannst du einen Monat notwendige Betriebsausgaben aufbauen. Danach erhöhst du die Reserve schrittweise auf drei Monatsfixkosten. Bei stark schwankenden Einnahmen, wenigen Großkunden oder hohen laufenden Verpflichtungen kann ein größerer Puffer sinnvoll sein.

Auf dieses Konto können beispielsweise 5 bis 15 % der monatlichen Nettogeldeingänge fließen. Die passende Quote hängt davon ab, wie stabil dein Umsatz ist und wie hoch deine Fixkosten sind.

Ist die Zielreserve erreicht, kannst du den monatlichen Betrag teilweise in Investitionen, Altersvorsorge oder zusätzliche private Entnahmen umleiten.